Polityka Ochrony Danych Osobowych w ESG Institute sp. z o.o.
1. Cel i zakres
Niniejszy dokument reguluje zasady ochrony danych osobowych w spółce ESG Institute sp. z o.o. zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Odpowiedzialność
-
- Zarząd spółki ESG Institute sp. z o.o. jest przedstawicielem administratora, a Prezes Zarządu pełni rolę kierownika administracyjnego zbiorów danych osobowych.
- Zarząd i Pracownicy spółki ESG Institute sp. z o.o. są również odpowiedzialni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w zakresie zadań powierzonych przez Administratora i nadanych upoważnień.
- Zarząd i Pracownicy spółki ESG Institute sp. z o.o. są odpowiedzialni za zachowanie w tajemnicy danych i ich zabezpieczenia okresie zatrudnienia, jak i po ustaniu stosunku pracy lub stosunku prawnego.
3. Filary ochrony danych osobowych
Spółka ESG Institute sp. z o.o. dba:
- o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem (legalność);
- zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa, podejmując stałe działania w tym zakresie (bezpieczeństwo);
- umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje (prawa jednostki);
- dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z zasadami ochrony danych (rozliczalność).
4. Zasady ochrony danych osobowych
- Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z prawem i na jego podstawie.
- Dane osobowe przetwarzane są w sposób rzetelny i uczciwy, zapewniający przejrzystość (transparentność), wyłącznie w konkretnych celach (minimalizacja) i w nie większym zakresie niż potrzeba (adekwatność) oraz nie dłużej niż potrzeba (czasowość).
- Dane osobowe przetwarzane są w sposób odpowiednio zapewniający ich bezpieczeństwo.
5. Na system ochrony danych osobowych składa się:
- inwentaryzacja danych, która została wykonana i wytypowane zostały konkretne bazy danych osobowych;
- weryfikowalna podstawa prawna przetwarzania danych osobowych;
- obsługa praw jednostki (w tym obowiązek informacyjny, obsługa żądań);
- minimalizacja przetwarzania (adekwatność, dostęp i okres przechowywania).
6. Zasady zapewniania bezpieczeństwa ochrony danych osobowych:
- analiza ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa i skutków incydentów;
- dostosowanie odpowiednich środków do ryzyka, w tym odpowiednie zabezpieczenie fizyczne, elektroniczne i programowe;
- stosowanie procedur pozwalających na identyfikację, ocenę i zgłoszenie incydentu;
- stosowanie wymogów co do warunków powierzenia przetwarzania danych osobowych, wyłącznie na podstawie stosownych umów;
- dane niezidentyfikowane są weryfikowan
7. Dane osobowe w organizacji i sposoby ich zabezpieczania
- Bazy osobowe przechowywane są w formie papierowej w celu i na czas stosunku cywilnoprawnego i 5 lat po jego ustaniu oraz w celu i na czas stosunku pracy oraz okres 50 lat po jego ustaniu w przypadku dokumentacji pracowniczej.
Zabezpieczenia: dane przechowywane są w segregatorze, w zamykanej szafie, do której dostęp mają jedynie osoby upoważnione. Szafa znajduje się w pomieszczeniu oddzielonym dwoma parami drzwi, o podwójnych zamkach oraz z kratami w oknach. Dostęp do nich mają jedynie osoby upoważnione. Budynek w którym znajdują się pomieszczenia jest dozorowany.
- Bazy osobowe przechowywane są w formie elektronicznej (word, excel, pdf) w celu i na czas stosunku cywilnoprawnego i 5 lat po jego ustaniu oraz w celu i na czas stosunku pracy oraz okres 50 lat po jego ustaniu w przypadku dokumentacji pracowniczej.
Zabezpieczenia: dane przechowywane są w zbiorczym folderze w pamięci komputerów, które zabezpieczone są hasłem i programem antywirusowym. Dane przechowywane w chmurach obliczeniowych zabezpieczone są programem antywirusowym, zabezpieczeniami dostawcy usługi chmurowej, a dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wszelkie operacje w chmurze są rejestrowane i możliwa jest identyfikacja osoby pracującej na danych.
- Bazy adresów fizycznych przechowywane są w formie elektronicznej (excel) w celu i na czas subskrypcji papierowej.
Zabezpieczenia: Dane przechowywane w chmurach obliczeniowych zabezpieczone są programem antywirusowym, zabezpieczeniami dostawcy usługi chmurowej, a dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wszelkie operacje w chmurze są rejestrowane i możliwa jest identyfikacja osoby pracującej na danych.
- Bazy mailowe przechowywane są w formie elektronicznej (excel, CSV) w celu i na czas subskrypcji.
Zabezpieczenia: Dane przechowywane w chmurach obliczeniowych zabezpieczone są programem antywirusowym, zabezpieczeniami dostawcy usługi chmurowej, a dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wszelkie operacje w chmurze są rejestrowane i możliwa jest identyfikacja osoby pracującej na danych. Dane osobowe są przechowywane także w systemach komputerowych firm trzecich, na podstawie stosownych umów powierzenia danych.
Dołącz do naszej listy mailingowej i otrzymuj najświeższe wiadomości ESG
*Subskrybując wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych.
Social media