24 czerwca została ogłoszona ustawa o ochronie sygnalistów, implementująca do polskiego prawa dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Po wielu latach oczekiwań mamy wreszcie polskie regulacje dotyczące tej materii. Nowe przepisy wejdą w życie już 25 września, a zatem przedsiębiorcom pozostaje już niewiele czasu na wdrożenie stosownych procedur w organizacjach.

Cel i przedmiot ustawy

Ustawa ma na celu zapewnienie efektywnej ochrony sygnalistom, tj. osobom fizycznym zgłaszającym lub ujawniającym publicznie w dobrej wierze informacje o naruszeniach prawa uzyskane w związku z zatrudnieniem. Ochrona sygnalistów jest niezależna od podstawy lub formy świadczenia pracy oraz obejmuje zarówno sektor prywatny, jak i publiczny. Wynika stąd, że sygnalistą może być nie tylko pracownik w rozumieniu prawa pracy, ale też wszystkie inne osoby powiązane z organizacją (również w przeszłości), takie jak członkowie organów, przedsiębiorcy, prokurenci, akcjonariusze, wspólnicy, współpracownicy (tj. osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych czy kontraktów B2B), pracownicy podmiotów zewnętrznych, stażyści, praktykanci, wolontariusze. Ochrona dotyczy ponadto osób informujących o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji lub negocjacji umowy.

Zakres prawnej ochrony sygnalisty

Nie wszystkie obszary zgłoszeń podlegają ochronie ustawowej, jednak wachlarz tych obszarów jest szeroki. Obejmują one m.in. korupcję, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów, ochronę prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, a nawet konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela. Ustawa nie odnosi się natomiast do naruszeń dotyczących naruszeń prawa pracy, jak choćby mobbing czy dyskryminacja. Trzeba jednak pamiętać, że ustawowa ochrona sygnalistów wyznacza pewien standard minimalny, zaś organizacjom pozostawiono możliwość dobrowolnego rozszerzenia zakresu zgłoszeń o naruszenia wewnętrznych regulacji bądź standardów etycznych, wynikających w szczególności z obowiązujących kodeksów etycznych.

Sygnalista korzysta z prawnej ochrony od momentu dokonania zgłoszenia, przy zachowaniu w poufności faktu dokonania zgłoszenia i jego treści. Wobec takiej osoby nie mogą być podejmowane jakiekolwiek działania odwetowe (ani nawet próby bądź groźby ich użycia) w postaci np. rozwiązania stosunku pracy, obniżenia wynagrodzenia, wstrzymania awansu, nieprzyznania premii bądź nagrody. Zarazem pracodawca, który podjąłby takie działania, będzie zobowiązany do wypłaty odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku) lub zadośćuczynienia. Z kolei osobie, która poniosła szkodę z powodu świadomego działania sygnalisty, będzie przysługiwało prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

Sygnalizowanie nieprawidłowości

Ustawa przewiduje dwa podstawowe kanały zgłaszania nieprawidłowości: procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz procedurę zgłoszeń zewnętrznych, przy czym sygnalista może od razu, z pominięciem procedury zgłoszenia wewnętrznego, zgłosić naruszenie na zewnątrz, tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Dodatkowo sygnalista może podać informację o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej w drodze ujawnienia publicznego.

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej formę ustną lub pisemną. Pracodawca zachowuje zarazem swobodę we wprowadzaniu dodatkowych kanałów sygnalizowania nieprawidłowości, usprawniających cały proces, np. może stworzyć specjalny formularz, aplikację mobilną bądź kanał internetowy do zgłaszania naruszeń. Zgłoszenie ustne może nastąpić zarówno za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, jak i nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, a także, na wniosek sygnalisty, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Nowe obowiązki przedsiębiorców

Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na każdym podmiocie, dla którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (według stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku), w przypadku pracowników – w przeliczeniu na pełne etaty. Wymaga to przeprowadzenia kilkudniowych (trwających od 5 do 10 dni) konsultacji ze związkami zawodowymi bądź odpowiednią reprezentacją osób świadczących pracę. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danej organizacji.

Przedsiębiorcy muszą m.in. określić zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, wskazać jednostki (w ramach swojej struktury organizacyjnej bądź jednostki zewnętrznej) odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń oraz jednostki przetwarzające te zgłoszenia, a także zapewnić anonimowość sygnalistów. Ponadto są zobowiązani prowadzić rejestry zgłoszeń wewnętrznych oraz z mocy prawa pełnią funkcję administratorów zgromadzonych w nich danych osobowych. W wewnętrznej procedurze zgłoszeń trzeba przesądzić, czy będą przyjmowane zgłoszenia dokonane anonimowo (ustawa nie nakłada takiego obowiązku) oraz ewentualnie w jaki sposób zgłoszenia takie będą rozpatrywane. Warto przy tym pamiętać, że ochrona tożsamości dotyczy nie tylko osób zgłaszających pod własnym nazwiskiem, lecz także sygnalistów anonimowych, których tożsamość została następnie ujawniona lub którzy mogą zostać zidentyfikowani w inny sposób.

Oprócz prawidłowego określenia procedury zgłoszeń wewnętrznych kluczowe będzie egzekwowanie tych wewnętrznych reguł w ramach organizacji. Stworzenie kompleksowego systemu wsparcia sygnalistów powinno umożliwić szybsze i skuteczniejsze reagowanie na potencjalne zagrożenia i problemy pojawiające się w organizacji, co w konsekwencji może korzystnie wpłynąć na atmosferę w miejscu pracy.

Sankcje ustawowe

Ustawa przewiduje odpowiedzialność karną wobec osób, które uniemożliwią lub utrudnią dokonanie zgłoszenia, podejmą działania odwetowe wobec sygnalisty bądź działania ujawniające jego tożsamość, jak również zaniechają ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Z kolei po stronie sygnalisty karalne jest dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego mimo świadomości, iż naruszenie prawa nie miało miejsca. Należy mieć na uwadze, że nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawowych kwalifikowane jest jako wykroczenie, za które przedsiębiorcy grozi kara grzywny.